Was genau passiert bei einer Betriebsprüfung eigentlich?

Die Betriebsprüfung ist gleichzusetzen mit einer Außenprüfung des Betriebes durch das zuständige Finanzamt. Dabei geht es um die Überprüfung aller steuerlichen Angelegenheiten des Unternehmens, um sicher zu gehen, dass alle Abgaben ordnungsgemäß abgeführt worden sind. Allerdings müssen sich auch die Betriebsprüfer bei der Durchführung der Prüfung an fest vorgeschriebene Regeln und Vorschriften halten.

In den meisten Finanzämtern gibt es für die Durchführung der Außenprüfungen sogenannte Betriebsprüfungshauptstellen, bei einigen sogar spezielle Abteilungen in der Behörde, die sich nur auf die Überprüfung von Großbetrieben spezialisiert haben. Nicht immer müssen alle Steuerarten bei einer Betriebsprüfung kontrolliert werden. Je nach steuerlichem Sachverhalt und Unternehmen kann es auch durchaus sein, dass nur eine oder mehrere Steuerarten innerhalb eines bestimmten Besteuerungszeitraumes überprüft werden. Ist nur eine Steuerart betroffen, spricht man beispielsweise von einer Umsatzsteuersonderprüfung oder einer Lohnsteueraußenprüfung.

Geprüft werden kann jeder Steuerpflichtige in Deutschland. Jedoch sind die Voraussetzungen für die Überprüfungen von Privatpersonen andere als die für die Durchführung einer Betriebsprüfung in einem Unternehmen. Durch eine Änderung der Abgabenordnung zum 1. Januar 2010 können die Finanzbeamten auch diejenigen Personen überprüfen, die Überschusseinkünfte von über fünfhunderttausend Euro im Jahr erwirtschaften. Auch zu Aufklärungszwecken, wenn bestimmte Sachverhalte klargestellt oder geklärt werden müssen, ist eine solche Überprüfung von Privatpersonen ebenfalls rechtens.

Zeitlich gesehen findet eine Betriebsprüfung während der Geschäfts- und Arbeitszeit des zu überprüfenden Betriebes statt. Dabei haben die Finanzbeamten das Recht sowohl die Räumlichkeiten des Unternehmens als auch Betriebsgrundstücke zu betreten. Der steuerpflichtige Unternehmer hat eine gesetzlich verankerte Mitwirkungspflicht bei der Durchführung der Betriebsprüfung. Im Rahmen dieser Mitwirkungspflicht muss er den Prüfern Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Unterlagen uneingeschränkt vorlegen und Auskunft geben, wenn diese dazu dienen, dass die Prüfer sich ein Bild von der steuerlichen Situation des Unternehmens machen. Kommt der Unternehmer dieser Mitwirkungspflicht nicht nach, sind die Prüfer dazu berechtigt Mitarbeiter zur Auskunft heranzuziehen. Sind die Prüfer mit der Betriebsprüfung durch, so findet eine sogenannte Schlussbesprechung mit dem Unternehmer statt. In dieser Schlussbesprechung werden steuerliche Vorgänge, die einer weiteren rechtlichen Klärung bedürfen, und ebenso auch rechtliche Einschätzungen miteinander besprochen. Natürlich wird von den Prüfern ein Abschlussbericht erstellt, der dann wiederum Grundlage für eine gegebenenfalls erforderliche Veränderung der Grundlagen der Besteuerung ist. Einspruch kann man gegen diesen Prüfungsbericht nicht erheben, weil es sich hierbei nicht um einen rechtsgültigen Verwaltungsakt handelt. Hinsichtlich der Verjährung von Steuerbescheiden bedeutet eine Betriebsprüfung, dass die Festsetzungsverjährung gehemmt wird. Ergehen Steuerbescheide bedingt durch eine Außenprüfung, dann ist es fast unmöglich sie zu ändern. Nur, wenn neue Voraussetzungen oder Beweise vorliegen, kann dies, zumeist im Rahmen einer Nachprüfung geschehen.

Wie soll man sich bei einer Betriebsprüfung verhalten?

Liegt – vielleicht unerwartet – das Schreiben der örtlichen Finanzbehörde im Briefkasten, dass in kurzer Zeit eine Betriebsprüfung vorgenommen wird, so werden viele Freiberufler und Unternehmer erst einmal nervös. In vielen schlaflosen Nächten plagen sie sich mit der Frage herum, ob alle Steuerangelegenheiten ihres Betriebes in Ordnung sind. Statt sich jedoch schlaflos von einer Seite auf die andere zu drehen, empfiehlt sich hier eine professionelle Herangehensweise, denn Grund zu Panikattacken gibt es in der Regel eigentlich nicht. Sinnvoll ist es, sich auf die Betriebsprüfung gut vorzubereiten. Professionelles Herangehen beruhigt die Nerven und bewahrt vor unliebsamen Überraschungen. Dazu gehört auch das Erstellen einer Checkliste, in der man festlegt, wie man vorgeht und an was man alles denken muss. Hier erleichtert die Internetrecherche oder das Heranziehen entsprechender Fachliteratur die Erstellung deutlich. Für den zumeist erforderlichen Briefverkehr mit Finanzamt gibt es ebenfalls Musterformulare und -briefe. Um genau zu wissen, wie die Prüfer vorgehen, kann man sich im Internet auch bei der örtlichen Finanzbehörde in der Regel die sogenannte Betriebsprüfungsanordnung herunterladen.

Änderungen der Betriebsprüfung  im Jahr 2010

Um gut vorbereitet in die Betriebsprüfung gehen zu können, muss man sich auch mit den kürzlich erfolgten Änderungen für die Betriebsprüfung auskennen. Im August 2009 hat das Bundesfinanzministerium neue sogenannte Größenklassen publik gemacht, die zum 1. Januar 2010 in Kraft getreten sind. Die Größenklassen teilen die Betriebe entsprechend ihrer Umsätze in Klassen ein. Die Zugehörigkeit zu einer Klasse regelt wiederum den Turnus der Überprüfung.

In die Stufe Kleinstbetrieb werden all diejenigen eingeordnet, die höchstens einen Umsatz von 160.000 Euro Umsatz und einen Gewinn von maximal 34.000 Euro erzielen. Erzielt man einen Umsatz zwischen 160.000 Euro oder 790.000 Euro, so wird man als Kleinbetrieb eingestuft. Für den Gewinn liegt die Klassifizierung hier zwischen 34.000 und 123.000 Euro. Als Mittelbetrieb wird man klassifiziert, sobald man Umsätze zwischen 790.000 und 4.300.000 Euro erreicht, wobei der Gewinn sich auf die Spanne von 123.000 bis 540.000 Euro bezieht. Als Großbetrieb gilt man, sobald man die Kategorien des Mittelbetriebes übersteigt, dann erfolgt, wie oben bereits beschrieben, eine kontinuierliche Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden.

Einen festen Rhythmus nach dem Kleinst-, Klein- oder Mittelbetriebe vom Fiskus überprüft werden, gibt es nicht. Fällt den Beamten bei den Steuererklärungen eine Unregelmäßigkeit auf, so ist eine Betriebsprüfung nicht unwahrscheinlich. Auch der Zufallsgenerator spielt bei der Auswahl der zu überprüfenden Betriebe eine gewisse Rolle. Pro Größenklasse haben die Finanzbehörden auch ein gewisses Prüfungskontingent durchzuführen. Fakten, die darauf hinweisen, dass man in absehbarer Zeit mit einer Betriebsprüfung zu rechnen hat, sind dies allerdings nicht. Das sind dann faktisch eine Praxiseinbringung, eine sogenannte Praxisabgabe oder auch der Hinweis auf einen Nachprüfungsvorbehalt im jährlichen Steuerbescheid.