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Wer häufig auf Dienst- oder Geschäftsreise ist, der spielt in der Regel auch mit dem Gedanken, an diese Reise ein paar Urlaubstage anzuhängen. Bis vor Kurzem konnte dies jedoch noch verheerende Folgen haben, denn die zuständigen Finanzbehörden cancelten nicht selten dann die gesamten Reisekosten für die Dienstreise. Als Grund hierfür galt das sogenannte Abzugsverbot für private Kosten. Eine Aufteilung zwischen geschäftlichen und privaten Kosten war nicht möglich, wenn nicht zweifelsfrei belegbar war, dass die Aufwendungen für die Geschäftsreise eine übergeordnete Bedeutung hatten und hier nicht das private Vergnügen im Vordergrund gestanden habe. Eine Aufteilung der Kosten war nur dann erlaubt, wenn mittels expliziter Unterlagen und Belege objektive Merkmale eine leichte Trennung der Aufwendungen ermöglichte und wenn diese Aufwendungen in ihrem Nutzungsanteil eindeutig geschäftlich veranlasst waren.

Bundesfinanzhof schließt Anerkennung von Aufwand als Betriebsausgabe und Werbungskosten aus

Der Ausschluss der Anerkennung von Betriebsausgaben und Werbungskosten von nicht eindeutig erkennbarer beruflicher Veranlassung entspringt einem Gesetz aus dem Jahre 1970. Da viele Unternehmer Freunde und Bekannte zu Dienstreisen eingeladen hatten oder Feiern organisierten, sahen die Finanzbehörden hier dringenden Handlungsbedarf und strichen bei gemischten Aufwendungen hier die dienstlichen Aufwendungen komplett. Aufwendungen, die sowohl einen dienstlichen als auch privaten Charakter besaßen, mussten nun zu einhundert Prozent als privat veranlasst verbucht werden. Lediglich Belege wie beispielsweise Eintrittskarten oder Teilnahmegebühren für Kongresse oder Messen konnten noch anerkannt werden, die Verpflegungs- und die Übernachtungskosten wurden jedoch in ihrer Absetzungsmöglichkeit gestrichen.

Gründe für das Streichen von dienstlich veranlassten Aufwendungen

Was die zuständigen Finanzbehörden bezüglich der betrieblich veranlassten Aufwendungen zweifeln ließ, waren vor allem Hinweise auf zu reichlich private Zeit. Tagesprogramme, die nur wenig Zeit in Anspruch nahmen, wurden so ganz schnell privat veranlasste Aufwendungen, da hier davon ausgegangen wurde, dass der Teilnehmer den restlichen Tag mit privaten Aktivitäten ausgefüllt hatte. Explizit war dies immer dann der Fall, wenn auch noch der Ehepartner an der Geschäftsreise begleitend teilgenommen hatte. Eine betriebliche Einstufung dieser Kosten war als Betriebsausgabe oder als Werbungskosten nun nicht mehr möglich. Ganz besonders galt dies auch für Fälle, bei denen der Tagungsort eine hohe touristische Bedeutung ausübte. Reisen an interessante Orte und in diesbezügliche Länder wurden hier immer unter die Lupe genommen und die Kosten für diese Reisen dann häufig direkt als privat veranlasst eingestuft. Gleiches galt für die Kosten, wenn die berufliche Ausrichtung der Teilnehmer an Kongressen oder Messen nicht ebenfalls den jeweiligen Kongress- oder Messeumfängen zuzuordnen waren.

Nachweis für beruflich veranlasste Aufwendungen muss auch heute noch erbracht werden

Wer beruflich veranlasste Aufwendungen geltend machen möchte, der benötigt jedoch auch heute noch explizite Nachweise für diese Kosten. Reisekosten, denen keine diesbezügliche Veranlassung unterstellt werden kann, werden von den zuständigen Finanzbehörden deshalb auch aktuell immer noch als privat veranlasst eingestuft. Kann nicht zweifelsfrei geklärt werden, ob eine Aufwendung in ihrem Kern dienstlich veranlasst ist und fehlen auch die diesbezüglichen Belege, so muss damit gerechnet werden, dass die entstandenen Kosten keinen Steuerabzug zur Folge haben.

Aufteilung von betrieblich und privat veranlasster Aufwendungen kommt dem Steuerzahler entgegen

Obwohl das Erbringen von entsprechenden Nachweisen für die Reisekosten auch heute noch zwingend erforderlich ist, so hat der Bundesfinanzhof jedoch explizit entscheiden, dass eine Aufteilung in beruflich/dienstlich und privat veranlasster Aufwendungen nun durchaus möglich und erlaubt ist.
Schwierig wird die Aufteilung jedoch immer dann, wenn berufliche Meetings beispielsweise nur vormittags oder nachmittags stattfinden und der Rest des Tages somit privat genutzt wurde. Diese Reisekosten an sich sind dann zwar noch aufteilbar, bei den Verpflegungskosten wird es hingegen schwer werden, eine reine betriebliche Veranlassung nachzuweisen. Wichtig ist es hier deshalb, alle Belege zu sammeln, aus denen hervorgeht, dass die entstandenen Kosten eindeutig der Dienstreise zuzuordnen sind.

Die heutige Form der Pendlerpauschale ist im Einkommenssteuergesetz verankert und ist seit 2009 wieder vom ersten Kilometer steuerlich absetzbar. Die Anfänge der Pauschale liegen bereits in den 1920ern und wurde mit der so genannten Reichsvereinheitlichung des Einkommensteuergesetzes umgesetzt. Doch schon vor diesem Zeitpunkt gab es Urteile, die eine Pendlerpauschale als sinnvoll erachtetet. So hieß es in einem Urteil des preußischen Oberwaltungsgerichts, dass ein Arbeitnehmer, der nicht zur Arbeit gelangt, auch kein Erwerb hat und entschied somit für die Entfernungspauschale. Aber trotz dessen waren sich Politiker einig, dass der Arbeitsweg ein ausschließlich privates Problem sei und jeder Arbeitnehmer frei über seinen Wohnsitz entscheiden könnte. 1920 sprach der Gesetzgeber dann doch den Steuerzahlern eine Vergünstigung zu, allerdings waren nur Fahrscheine aus öffentlichen Verkehrsmitteln steuerlich absetzbar. Nur wenn aus beruflichen Gründen ein Fahrzeug von Nöten war, gab es auch in geringen Umfang die Möglichkeit die Benzinkosten geltend zu machen.

Erst 1955 nahm dann die Entfernungspauschale erst Grundzüge der heutigen Form an. Damals hob das Bundesgericht die in den 1920ern beschlossene Gesetzgebung auf und so konnten Steuerzahler, die mit dem Auto zur Arbeit fuhren 50 Pfennig absetzen, für Arbeitnehmer, welche mit dem Motorrad hatten die Möglichkeit 22 Pfennig pro Kilometer steuerlich geltend zu machen und mit dem motorisierten Fahrrad waren sogar 12 Pfennig steuerlich absetzbar. Allerdings begrenzte sich die damalige Gesetzgebung auf 40 Kilometer.

Mitte der 1960ern nahm die Motorisierung zu und das führte dazu, dass erstens die Pendlerpauschale für Zweiräder wegfiel und zweitens diese von 36 Pfennig auf 16 Pfennige gekürzt wurde. Das änderte sich aber wieder schnell und bereits 1971 gab es keine Begrenzung der Kilometeranzahl, die steuerlich absetzbar waren und zusätzlich wurde der Betrag der Vergünstigung hinaufgeschraubt. So waren es 1971 36 Pfennig, die abgesetzt werden konnten, 1989 waren es aufgrund gestiegener Mineralölsteuer 43 Pfennig und 2001 schließlich 70 Pfennig. Weiterhin jedoch mussten die tatsächlich entstandenen Kosten bei Bus und Bahn aufgelistet werden. Das fiel erst weg als die damalige Bundesregierung beschloss, dass es gleich war mit welchen Verkehrsmittel zur Arbeit gelang. So waren es bis 2003, bis zu 40 Cent, die steuerlich absetzbar waren. 40 Cent für die ersten 10 Kilometer und 36 Cent für jeden weiteren Kilometer konnten steuerlich geltend gemacht werden. Die durchaus optimalsten Lösung kam dann 2004. Zu diesem Zeitpunkt legte der Gesetzgeber fest, dass 30 Cent pro Kilometer steuerlich als Werbungskosten abgesetzt werden konnten. Wichtig war nur, dass es ich um den kürzesten Weg zur Arbeit handelte.

2006 war dann wohl die härteste Stunde der Entfernungspauschale, denn sie wurde so gut wie gestrichen. Nur ab dem 21. Kilometer konnte die Pauschale steuerlich absetzbar gemacht werden. Seit dem 18. März 2009 allerdings können Arbeitnehmer rückwirkend bis 2007 die volle Entfernungspauschale bis zu einer Höchstgrenze von 4.500 Euro nutzen und das ganz gleich welches Verkehrsmittel sie nutzen.

Vor und nach jeder Fahrt den Stift zücken, Datum, Kilometerstand, Fahrziel und Strecke notieren? Schluss damit! Das neue CL 1010 Time von BURY zeichnet alle gefahrenen Routen zuverlässig auf und hält sie bis zu drei Monate lang für die Auswertung am PC verfügbar. Lückenlos und auf den Meter genau, dank modernster GPS-Technologie. Vor Fahrtbeginn genügt ein Knopfdruck, um zwischen Privat-, Geschäfts- oder Arbeitsweg zu unterscheiden. Alles Weitere übernimmt das kleine Gerät automatisch, das mit der Fahrzeugelektrik verbunden wird. Den Einbau des Gerätes übernimmt der Fachhandel.

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Die Software wertet alle vom Gerät gespeicherten GPS-Daten aus. Darunter Datum und Uhrzeit, genaue Fahrzeugposition, Geschwindigkeit und Höhe. Jede gefahrene Route kann daraufhin mit genauer Start- und Zieladresse angezeigt und im mitgelieferten Kartenmaterial visualisiert werden. Fehlende Daten wie Firmenname, Ansprechpartner oder der Fahrzweck werden schnell und bequem am PC hinzugefügt. Selbst das Zusammenfassen von Einzelstrecken zu einer Gesamtroute ist möglich – beispielsweise für Touren mit Zwischenzielen. Ein besonderes Feature ist die Lernfunktion, mit der häufig angefahrene Koordinaten automatisch erkannt und mit den vollständigen Kontaktdaten ins Fahrtenbuch eingetragen werden. Dazu wird lediglich eine Art Geofence im Bereich der Zielkoordinaten markiert – beispielsweise der Umriss eines Firmengeländes. Wurde der markierte Bereich während des Auswertungszeitraums angefahren, ergänzt die Software den Datensatz um die zuvor gespeicherten Kontaktdaten. Noch einfacher wird das mit der Import-Funktion. Die erlaubt es, Kontaktdaten aus den gängigen Mail-Clients über das CSV-Format ins System zu übertragen, die dann nur noch zugeordnet werden müssen. Ferner können regelmäßig wiederkehrende Fahrzwecke (z. B. Pendelfahrten) als Vorlage gespeichert und mit nur einem Mausklick ins Fahrtenbuch übernommen werden.

„Das System ist außerdem netzwerkfähig und erlaubt die Verwaltung mehrerer Fahrzeuge und Fahrer “, erläutert Oliver Wunderlich ein weiteres Feature seiner Neuentwicklung. Mit diesen Eigenschaften ist das CL 1010 Time sogar als zuverlässige Fahrtenbuchlösung für ganze Flotten geeignet. Somit bietet das BURY CL 1010 Time überraschend viel Leistung fürs Geld. Sogar an eine Warnfunktion vor Gefahrenzonen wurde gedacht, die auf Wunsch und nach gesonderter Aktivierung zu einer gemäßigten Fahrweise mahnt. Alles in allem ein echter Kauftipp. Im Handel ist es zum Preis von 199,00 EUR erhältlich.

Auslöser für dieses Urteil war eine 2006 eingeführte Gesetzesänderung, wonach Selbstständige höhere Kfz-Kosten der Steuer unterwerfen müssen, wenn sie ihren betrieblichen Fuhrpark nicht zu mehr als 50 Prozent für Firma oder Kanzlei verwenden. Der insbesondere bei Freiberuflern oftmals günstige pauschale Ansatz für private Fahrten ist in diesen Fällen nicht mehr erlaubt. Arbeitnehmern hingegen stehen weiterhin mehrere Wege offen. Sie brauchen für den überlassenen Firmenwagen überhaupt nichts versteuern, wenn der Pkw nur für Dienstfahrten zur Verfügung steht oder der Wagen nachweislich nach Feierabend in der Firma bleibt. Ansonsten muss ein geldwerter Vorteil ermittelt werden.

Bei der pauschalen Rechnung wird für Privatfahrten monatlich ein Prozent vom Bruttolistenpreis angesetzt, unabhängig vom Zeitpunkt der Nutzung. Hinzu kommen Kosten für Sonderausstattungen, auch bei nachträglichem Einbau. Aufs Jahr gesehen beträgt die Bemessungsgrundlage somit zwölf Prozent vom Listenpreis. Damit abgegolten sind alle Privatfahrten, auch Wochenend- und Urlaubsreisen. Fürs Pendeln zwischen Wohnung und Arbeit wird jedoch ein zusätzlicher geldwerter Vorteil berücksichtigt. Dieser berechnet sich pro Entfernungskilometer und Monat mit 0,03 Prozent des Listenpreises. Gleichzeitig zählen diese Touren jedoch wieder als Werbungskosten oder Betriebsausgaben.

Alternativ kann der für die Steuer maßgebende Wert auch über ein Fahrtenbuch ermittelt werden. Diese Alternative ist günstig, wenn der Anteil der Privatfahrten oder die gesamte Fahrleistung im Jahr gering ist oder die Firma den Wagen mit hohem Rabatt erworben hat.
Für Selbstständige steht bei geringer betrieblicher Nutzung nur noch die Ermittlung der Kosten zur Verfügung. Das ist besonders negativ, wenn der Pkw vorwiegend für die Freizeit genutzt wird. Hier kam es bis 2005 zu deutlichen Steuerentlastungen. Denn Unternehmer und Freiberufler konnten sämtliche Kfz-Kosten als Betriebsausgabe absetzen, versteuerten pauschal aber nur einen geringen Teil. Jetzt mindern nur noch exakt die anteiligen Aufwendungen den Gewinn. Wird das Fahrzeug beispielsweise nur zu 20 Prozent für Firmenzwecke verwendet, sind 80 Prozent der Kosten nicht absetzbar.